【税理士が解説】確定申告に備える！保険料やバーチャルオフィス利用料の勘定科目・仕訳はどうする？

フリーランスや個人事業主であれば、避けられないのが確定申告です。確定申告を正確に行うには、取引や経費について、きちんと仕訳できなければなりません。本業における取引や経費に関しては問題なく仕訳できるとしても、ケガや病気など「もしも」に備えて加入した所得補償保険や、起業にあたって契約したバーチャルオフィスの利用料などは、どのように仕訳を行えばいいのでしょうか。具体的な金額を例に挙げて、解説していきます。

経費とは？

経費とは、所得税法において以下のように定義されています。

1. 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2. その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

簡単にいえば、経費とは「事業を行うためにかかった費用」のこと。例えば、営業担当者が営業活動をする際に、移動のために支払った交通費は、経費として認められます。ほかにも、交際費や消耗品費、外注加工賃など、事業のためにかかった費用であれば経費とすることができます。

確定申告を適切に行うためには、経理処理において、経費を正しく計上して、適切に処理しなければなりません。その前提として、どのような支払いが経費として認められるかをきちんと把握することが大切です。

ここでは、さまざまな経費のうち、特に保険料の支払いとバーチャルオフィスの支払いについて経費として計上できるかについて見ていきましょう。

保険料の勘定科目・仕訳は？（個人事業主の場合）

支払った保険料について仕訳をするには、まず、経費として計上できるかどうかを正しく判断しなければなりません。ここで、経費に計上できない保険料であった場合は、そもそも仕訳することができません。

そして、個人事業主が加入する保険には、事業を継続するために必要であるかどうかによって、経費に計上できるものと、できないものがあります。

経費にできる保険とは？

上で述べた通り、保険を経費計上できるかどうかは、事業を継続するために必要な支払いであるかどうかがポイントとなります。従って、保険料のうち事業を継続するために必要な保険料であれば、経費として認められます。

例えば、事業で自動車を使用している場合の自動車保険料や、事務所や店舗など事業に必要な建物の火災保険料や地震保険料は経費となります。

また、フリーナンスが提供している所得補償保険（あんしん補償プラス）や、特定感染症保険（コロナminiサポほけん）で支払った保険料についても、事業に関連する支出として経費計上が認められています。

経費として認められる保険料を支払った際、一般的には「保険料」という勘定科目を使用します。数年分をまとめて支払った場合には、「前払保険料」または「前払費用」の勘定科目を使用して、毎期一定額を「保険料」に振り替える処理を行います。

例えば、火災保険料を1万円支払った場合の仕訳は以下のようになります。

また、地震保険料を5年分まとめて30万円を支払った場合の仕訳は以下のとおりとなります。

支払った時点

1年目の年度末

※30万円÷5年=6万円

2年目～5年目の年度末

経費にできない保険とは？

基本的に事業主自身やその家族従業員（専従者）など、事業と直接的に関係のないものにかけられた保険料は、経費として認められません。個人事業主や専従者にかけられた保険は、事業に直接かかわるものとはいえず、個人的なものとみなされてしまうからです。従って、これらの保険料を支払った場合の経理処理は不要です。

ただし、これらの保険料は、所得控除の対象となる場合があります。例えば、生命保険料控除や社会保険料控除があり、支払った保険料によって、一定の金額を確定申告で、所得から控除することができます。

バーチャルオフィスとは？

自宅で仕事をしているがプライバシーの観点から住所を開示したくないフリーランスや個人事業主、または、起業やスタートアップを検討しているがオフィスにかかるコストを抑えたい人などに向いているサービスが、バーチャルオフィスです。

実際のオフィスを構えることなく「法人登記が可能な住所（アドレス）」を借りることができるほか、「郵便物の転送」「専用電話番号の貸出」「受付対応や電話秘書代行」といったオフィス機能を利用できる場合もあります。

なお、ネットショップの運営などにおいて、特定商取引法に基づき明示が義務付けられている「事業者の住所」（ショップページでは 「特定商取引法に基づく表記」と記載）についてもバーチャルオフィスの住所を使用することができます。

バーチャルオフィス利用料の勘定項目・仕訳は？（個人事業主の場合）

バーチャルオフィスを事業のために利用したのであれば、契約中に支払った利用料は全額経費として計上することができます。

さらに、バーチャルオフィスは拠点となる住所の利用だけでなく、電話番号やFAX番号の使用、郵便物の転送、秘書代行サービスなどを行っているところも増えています。これらのバーチャルオフィスのオプションサービス利用料に関しても、すべて経費として申告可能です。

バーチャルオフィスの利用料は、拠点となるビルのワンフロアやマンションの1室などの住所のみ借りるタイプのサービスであることから、仕訳をする際の勘定科目は一般的に「支払手数料」を使用します。

また、数年契約で、契約時にまとめて利用料を支払った場合には、「前払費用」を使用し、毎期一定額を「支払手数料」に振り替える処理を行います。

例えば、バーチャルオフィス利用料として3,000円を支払った場合の仕訳は以下のようになります。

また、バーチャルオフィス利用料を3年契約で、18万円支払った場合の仕訳は以下のようになります。

支払った時点

2年目の年度末

※18万円÷3年=6万円

3年目の年度末

ビジネス用に、自宅とは別の住所を使用したい方へ
「フリーナンスバーチャルオフィス」

まとめ

個人事業主が支払った保険料は、経費にできる場合とできない場合があることに注意が必要です。ここでは、「事業の継続に必要な保険料であるかどうか」がポイントとなります。なお、事業経費として認められない保険料であっても、所得控除の対象になる場合があるので、しっかり集計しておきましょう。

バーチャルオフィスの利用料については、会議室利用料や電話代行サービスなどのオプション料も含めて契約費用をすべて経費として認められます。

そして、経費として認められるものについては、確定申告を適切に行うために、適切に仕訳をする必要があります。その際、どの勘定科目を使うかについても注意が必要です。

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