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ビジネス専用の「住所」を借りる!登記も可能で低コスト、起業や副業に使えるバーチャルオフィスとは?

FREENANCE バーチャルオフィス

フリーランスや個人事業主、副業などのビジネスを自宅で行っていると、住所の開示を求められる場面があるかもしれません。仕事上必要になるとはいえ、プライバシーの観点から、個人情報にあたる住所の開示に抵抗を感じる方も多いでしょう。そんなときにおすすめなのが、事業用の住所をレンタルできる「バーチャルオフィス(Virtual Office)」です。この記事では、バーチャルオフィスを利用するメリットに加え、利用にあたっての注意点も紹介していきます。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、ビジネス用の住所をレンタルできるサービスです。よく似た言葉として、レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースなどを思い浮かべる方も多いでしょう。しかし、これらのサービスは、実際に仕事用の場所(物件)を提供するサービスであり、バーチャルオフィスとは異なります。

バーチャルオフィスは、住所のレンタル以外にも、郵便物の郵送・電話番号の提供・電話応対や転送といった、事務的サービスのオプションも利用可能です。こうしたオプションなどを活用すれば、事業を行う上で必要最低限のオフィス機能が揃うでしょう。

また、比較的安価に利用できるため、事業を始めたばかりの方や、これから起業・副業したい方など、スタートアップ向けのサービスとして注目を集めています。

バーチャルオフィスを利用すべき理由

バーチャルオフィスは、コストや労力の削減、プライバシー保護など、さまざまなメリットがあります。ここでは、起業したてのフリーランスや個人事業主、副業をしたい方にとって、嬉しいポイントをご紹介していきましょう。

①物件の購入や賃貸とくらべて低コスト

実際に物件を借りるのにくらべ、バーチャルオフィスは低コストで済みます。物件の購入や賃貸契約をすると、大きな支出が発生します。もちろん経費計上できますが、維持費も計算に入れると、大きく費用が膨れ上がることもしばしば。比較的安価といわれるレンタルオフィスでも、一般的に月2万円以上は、必要になるケースが多いでしょう。

例として、フリーランス特化型の金融支援サービス「FREENANCE byGMO」が提供している「フリーナンスバーチャルオフィス」であれば、「入会・保証金なし」「月額770円(税込)~」と、実際に物件を借りるのとくらべ、大幅なコスト削減が可能です。特に、事業を始めたばかりだと、売上が安定しないことも多いため、こうした固定費削減は大きなメリットとなるでしょう。

※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

②オフィスにかかる労力削減

バーチャルオフィスの申込みや契約は、そのほとんどがネット上で完結します。実際に物件を利用する場合、物件の検索や不動産屋巡りから始め、内覧や交渉、契約手続き、ネット回線の準備、デスクや椅子を揃えるなど、オフィスとして機能するまでに多くの時間と労力が必要です。バーチャルオフィスであれば、こうした工程・労力を大幅にカットできます。

※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

③個人情報を守れる

フリーランスや個人事業主、副業をしている人にとって、住所の開示を伴うプライバシーの問題は、大きなネックになるでしょう。普段生活している住所を知られないために、仕事用のアパートやマンションを借りようとしても、オフィス利用を認めない「住宅専用」物件も少なくありません。

バーチャルオフィスを利用すれば、名刺や契約書、発注書や請求書に、レンタルした住所を記載できます。このバーチャルオフィスの住所は、ネットショップなどに記載する、「特定商取引法に基づく表記」にも利用可能です。

④イメージの向上

取引先によっては、会社の所在地や仕事の拠点によって、印象が変わる可能性もあるでしょう。バーチャルオフィスでレンタルできる住所は、東京・銀座や福岡といった都心やビジネス街など、いわゆる一等地とされる立地が多く、自宅の住所を記載するよりも、ブランドイメージを向上させる効果が期待できます。

※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

また、フリーナンスバーチャルオフィスをはじめ、「提供住所の詳細はユーザーのみに開示」としているサービスもあります。バーチャルオフィスを利用していることを知られたくない、という場合には、サービス選定の際にこうした点を考慮することも検討してみてください。

フリーナンスバーチャルオフィス
※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

⑤法人登記に使える

信用面や税制面でメリットのある法人化に必要な法人登記にも、バーチャルオフィスでレンタルした住所が利用できます。商法や会社法に関係する、登記についての法律「商業登記法」に、本店所在地の住所に関する制限が設けられていないため、バーチャルオフィスの住所でもなんら問題ありません。

※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

ただし、同一住所に同じ法人名で法人設立はできないため、バーチャルオフィスに登録されている企業名と同じにならないよう注意しておきましょう。また、業種によっては、事務所面積を定めた許認可制度が設けられている場合もあるので、しっかりと確認をとることが必要です。

バーチャルオフィスを利用することでの懸念点

バーチャルオフィスのユーザーには同一の住所が貸し出されるため、他社と同じ住所になることが懸念点になるかもしれません。例えば、レンタルしている住所を検索すると、バーチャルオフィスを利用している複数の事業者が表示されてしまいます。場合によっては、そのことが不信の種になることも考えられます。

また近年では、オンライン会議システムの利用も増えていますが、商談や取材など、実際に顔を合わせなければならないケースもゼロではありません。ある程度事業が大きくなり、経済的にも余裕ができてきたら、レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースなどの利用も検討してみましょう。

なお、 バーチャルオフィスの事業者は、 犯罪収益移転防止法に規定する「郵便物受取サービス業者」とされ(犯罪収益移転防止法第2条第2項に定める「特定事業者」の一つとして同条同項第42号に規定)、本人確認等の義務が課せられています。万が一の犯罪行為に巻き込まれないためには、利用時にしっかりとした審査を行っているバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

フリーナンスバーチャルオフィスは、FREENANCE byGMOの会員だけがサービスを利用することができ、FREENANCE byGMOの会員登録は無料登録時には、厳正な審査(本人確認/反社チェック)が設けられています。加えて、運営会社が、東証プライム上場企業であるGMOインターネットのグループ会社であることも、サービス利用にあたっての安心材料のひとつとして捉えることができるでしょう。

※引用:フリーナンスバーチャルオフィス

※参照:郵便物受取サービス業における犯罪収益移転防止法対応に係るガイダンス ~事業者によるリスクに応じた取り組み事例の紹介~
※参照:犯罪収益移転防止法に関するQ&Aについて (郵便物受取サービス業者)

まとめ

バーチャルオフィスは、個人事業主やフリーランスになりたての人、副業を始めたい人など、スタートアップにもおすすめのサービスです。プライバシーを守ることができるだけでなく、オフィスにかかるコストや労力を大幅に削減できます。どのサービスを利用するか選ぶ際には、料金や立地だけでなく安心面からも検討してみてください。

執筆者profile
川上雅哉
個人事業主としての経験と確かなエビデンスを元に、ビジネス・IT・美容・健康と、多くのジャンルの記事を執筆するフリーランスライター。難しい内容や専門用語を多く使うものを幅広い視野で読み解き、わかりやすい言葉に変えてみなさまにお届けしています。
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