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フリーランス・個人事業主が電子契約書を取り入れるメリットは?

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新型コロナウイルスの影響でリモートワークが浸透したことを背景に、電子契約書を導入する企業が増加しているようです。フリーランス・個人事業主として働いている人の中にも、電子契約書での契約締結を経験した人もいるのではないでしょうか?

今回はフリーランス・個人事業主が電子契約書を使用するメリットなどをまとめました。

フリーランス・個人事業主は契約書を締結する?契約書がないとどうなる?

まず電子契約書の話をする前に、フリーランス・個人事業主の契約書事情をリサーチしました。

FREENANCEが実施したユーザ向けアンケートによると、業務受注の際に契約書を「必ず交わす」という回答は31.2%、「相手から提示された場合に交わす」が49.9%と、合計で8割を超えました。ほぼ交わさないケースは13.2%、全く交わさないというケースは5.6%程度で、多くのフリーランス・個人事業主が受注の際には契約書を交わしていることがわかりました。

『コロナ禍におけるフリーランス・個人事業主の実態に関するアンケート』
「FREENANCE byGMO」https://freenance.net/archives/news/2517/

契約書を交わさないで業務を行う理由としては、「付き合いの長いクライアントなので気にしない」「力関係的に言えない」などの回答が目立ちました。

契約書を交わさなくても、口頭やメールでも受発注契約が成立するとはいえ、契約書を交わしておけば何か問題が起こった際に自分を守ることができます。各種トラブルに対し、電話や対面で無料相談にのってくれる、企業・フリーランス向けの公的な相談サービス「下請かけこみ寺」という制度がありますが、明確な契約書がないと相談機関が踏み込みにくくなるケースもあるそうです。

自分で自分の身を守るためにも、契約書の締結はできるだけやっておいた方がいいでしょう。

テレワークで高まった電子契約書の優位性

ビジネスの展開にスピードが要される昨今、契約書を紙で作成し、郵送・署名・印紙貼付・保管などを行う時間や、郵送費・交通費・印紙代などのコストは大きな消耗になります。

そこで注目されているのが電子契約書です。従来、紙に印鑑を押印して取り交わしていた契約書を、電子データに電子署名するなどの方法に切り替えたものが電子契約書です。電子契約書は、書面による契約と同様の証拠力を持ちます。

この1〜2年でテレワークの導入が進んだこともあり、電子契約に関する認知・活用も進みました。FREENANCEの調査では、紙の契約書を交わすケースが47.9%、電子契約書(サイン)を行うケースが74.5%、メールなどの返信が28.7%と、既に契約形態としては、電子契約が主流となっている印象を受けます。

『コロナ禍におけるフリーランス・個人事業主の実態に関するアンケート』
「FREENANCE byGMO」https://freenance.net/archives/news/2517/

電子契約書の導入で契約関連の時間やコストを削減

電子契約書の導入が進んだ背景として、企業側に以下のようなメリットがあることが予測されます。

  • 数百人・数千人単位の業務委託契約などの定型業務を一括で行えることがある
  • 契約書の作成ミスによる手戻りがなくなる
  • 権限管理や閲覧制限の機能があるため、効率化を図りつつ、社内ガバナンスの強化もできる
  • 業務委託契約だけでなく、さまざまな契約(企業同士の契約・お客様との契約)なども電子化できる
  • 印紙税が不要になる
  • 契約書の確認や押印作業のためにわざわざ出社する必要がない

もちろん、フリーランスにとっても、電子契約書を取り入れることにさまざまなメリットがあります。

  1. 迅速な契約締結ができ、業務に早く取りかかれる
  2. 契約書がすぐにWeb上で確認できる
  3. 封筒や印紙の費用、保管スペースをカットできる

①迅速な契約締結ができ、業務に早く取りかかれる

クライアントによっては「契約締結後でないと仕事を発注できない」というケースもあるでしょう。そんなときに、郵送等の手間が省けるため紙よりも短期間で進行する可能性がある電子契約書の方がメリットが大きいといえます。

②契約書がすぐにWeb上で確認できる

例えば打ち合わせなどで契約内容が議題にあがった際、「自宅に戻って契約書を確認します」と保留にすることなく、その場で契約書を確認して話を進めることができます。

③封筒や印紙の費用、保管スペースをカットできる

電子契約書であれば、郵送のために封筒・切手・印紙などを購入するコストをカットすることができます。また、紙の契約書のように保管スペースを確保する必要もありません。

下請法が改正されれば、電子契約書の需要はさらに増す?

現在は「下請法」により、資本金1,000万を超える企業は、業務発注時にフリーランス・個人事業主に契約書や発注書を発行する義務があります。しかし今後は、フリーランス・個人事業主をより保護するために、資本金1,000万円以下の企業にも同様の義務が課せられる可能性があります。

国内導入企業数No.1を誇る電子契約サービス『GMOサインの発案者でもあるGMOグローバルサイン・ホールディングス ソリューション事業部 電子契約サービス推進室・室長の牛島直紀さんは「それによって、フリーランス・個人事業主が電子契約書を導入するメリットがより大きくなるのでは」と話します。

導入企業数40万社を突破した『GMOサイン』

牛島さん「下請法が改正されれば、フリーランス・個人事業主の方はこれまでよりも契約書を締結する機会が増えると思われます。紙の契約書はどうしても製本や郵送などに時間と手間を要するので、『契約締結がなかなか完了しないので案件を受注できない』『契約書関連の作業に割く時間がもったいない』という事態も想定されます。その点、電子契約書であれば手間や時間を削減できますし、契約書の数が増えるほど気になってくる印紙代や切手代などのコスト削減にもつながります」

フリーランス・個人事業主はトラブルから身を守るためだけでなく、案件や時間を確保するためにも電子契約書を積極的に活用すべきだといえます。

牛島さん「どうしてもフリーランス・個人事業主の方は、契約書を交わす上で弱い立場になりがちです。メールや口頭で契約を済ませられてしまい、その結果、トラブルが起こってしまうケースもあるでしょう。しかし、自分からクライアントに『契約書を必ず発行してくれ』とは言いづらい部分もありますよね。電子契約書の普及によって、企業側が契約書を発行する機会がより増えれば、フリーランスにとってもメリットになるのではないでしょうか」

まとめ

紙の契約書を電子契約書に置き換えることで、迅速な契約締結が可能になります。各種コストや工数削減などのメリットも期待できますので、電子契約書の導入は今後ますます進むと考えられます。フリーランス・個人事業主も、電子契約書の締結はぜひ経験しておくべきではないでしょうか。

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