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【税理士が解説】フリーランス・個人事業主の確定申告に影響大!?電子帳簿保存法が2022年1月に改正

FREENANCE 電子帳簿保存法

2021年度(令和3年度)の税制改正において「電子帳簿保存法」が改正され、2022年(令和4年)1月1日より施行されます。そこで今回は、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか、その対象や目的といった基本的なことから、確定申告で「青色申告」をしているフリーランスや個人事業主が理解しておくべき改正のポイントまで、解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。各税法では、原則として「紙ベースでの保存」が義務づけられている「帳簿書類」(国税に関する帳簿や書類)について、一定の要件を満たした上で、以下の2点について定めた法律です。

  1. 電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること
  2. 電子的に授受した取引情報の保存すること等

この電子帳簿保存法は電子化・ペーパーレス化のさらなる促進を目的とし、2022年1月1日から施行されます。また、郵便法の改正もあって(土曜日配達の休止や配達日数の繰り下げ)、電子化・ペーパーレス化はさらに進むと予想されるでしょう。

※参照:電子帳簿保存法関係
※参照:電子帳簿保存法が改正されました

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類は?

電子帳簿保存法で電子保存の対象となるのは、国税関係の帳簿や書類です。具体的には以下のものがあげられます。

電子契約データ 国税関係帳簿 国税関係書類
(決算関係書類) (取引関係書類)
メールのデータ 総勘定元帳 貸借対照表 見積書
EDI(電子データ交換)取引 など 仕訳帳 損益計算書 発注書
現金出納帳 など 請求書
契約書
領収書 など

一方で、電子帳簿保存法の対象とならない書類もあります。具体的には、手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳といった帳簿書類や、手書きで作成した発注書や請求書などがあげられます。これらの書類はたとえスキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とはなりません。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法の施行後は、電子取引での帳簿書類は電子データによって保存することが義務となります。ここで、電子取引とはインターネット上のメールで注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などの取引情報を授受する取引をいいます。

また、紙で受け取った場合は、紙のままで保存するか、スキャナ(スマートフォンのカメラ含む)でスキャンして電子的に保存するかのいずれかとなります。

現行法では帳簿書類を電子データとして保存するには、税務署に対して事前に申請する必要がありました。この点が今回の改正によって緩和され、事前申請が不要となります。これにより、電子化をより進めやすい状況になるでしょう。

※参照:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

「電子データによる保存」とは?

電子取引によって受け取ったファイルをそのまま電子データとして保存すればいいわけではありません。電子データで保存する際には主に「真実性」と「可視性」の2つの要件が求められます。

「真実性」の確保

「真実性」を確保するとは、簡単にいえば、以下のような状況をいいます。

  • ファイルの受け渡しが、いつされたものかがわかる
  • ファイルが受け渡しされた後、修正や変更をしていない
    (変更しても履歴が残る)

「真実性」を確保するは主に2つの方法が考えられます。

1. タイムスタンプを付与する

1つ目の方法は「ファイルを送信する側又は受け取る側がタイムスタンプを付与する」というものです。ここでの「タイムスタンプ」とは、国税庁によって認められた第三者によるタイムスタンプサービスを利用してファイルに証明書のような役割を付与するサービスです。

現在、タイムスタンプサービスを提供している企業がいくつかありますが、利用料金は1件当たり数万円~数十万円かかるとされ、中小企業やフリーランスなど多くの事業者にとっては現実的とはいえない状況です。

2. データの訂正削除の防止に関する事務処理規程の整備

より現実的なものとして、2つ目の方法はデータの訂正削除の防止に関する「事務処理規程」を整備することです。請求書などをデータで受け取った際の業務フローや変更や削除を行なうときの手順、管理方法などの一連の処理を規程として文書などできちんと整備しておく、ということです。

国税庁では、電子帳簿保存法に従った「事務処理規程」のひな形を提供しています。しかし、特に決まったフォーマットがあるわけではありません。自身にとって利用しやすい様式で作成し、業務に照らし合わせながら、今後スムーズに処理するための参考資料として利用してもいいでしょう。

※参照:電子帳簿保存法関係 参考資料(各種規程等のサンプル:スキャナ保存に関するもの/電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程・個人事業者の例)

「可視性」の確保

「可視性」の確保とは、簡単に言えば「きちんと内容が読めるようになっていて、日付や取引先などが簡単に検索できるようになっていること」をいいます。例えば、請求書でいえば以下のような状況が求められます。

「可視性」の確保:請求書の場合
  • 「日付」「取引先名」「取引金額」という少なくとも3つの項目が、ファイルをひと目見た時にわかるようになっていること
  • 日付と金額について範囲指定で検索(絞り込み)でき、また、2つ以上の要素を組み合わせて検索(絞り込み)できるようになっていること

具体的には、請求書データひとつひとつのファイル名を「日付_取引先_金額.pdf」のように、決まったネーミング規則で保存する。あるいは、日付や取引先ごとにフォルダを作成しファイルを整理・保存する、という方法です。

もしくは、個々のファイルに対応する日付、取引先、金額などを正しく参照できるよう、別途スプレッドシートなど「管理簿」を作って管理する、という方法もあります。

その他の注意すべきポイント

電子データもしくは紙書類の保存期間は、青色申告事業者の場合、確定申告書の提出期限より5年間または7年間と定められています(下表参照)。したがって、少なくともこの期間はファイルが破損することなく保管し続けられる環境が必要になります。

帳簿の保存期間(青色申告)
保存が必要なもの 保存期間
仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類の保存期間(青色申告)
保存が必要なもの 保存期間
決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
現金預金取引等関係書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 7年(※)
その他の書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※前々年分所得が300万円以下の場合は5年

パソコンのHDDに保存していると、HDDの老朽化によってファイルが破損する可能性やうっかり削除してしまう危険性もあります。また、冗長性のあるクラウドサービスやネットワークストレージを利用する場合も、操作ミスや機器トラブルでファイルを失ってしまう可能性があるため、あらかじめ対策を考えておく必要があるでしょう。

※参照:記帳や帳簿等保存・青色申告

確定申告での「青色申告」承認取消対象となる場合も

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するか、社内の事務処理規程を整備するなどをしたとしても、正しくデータを保存していないなど、法律に違反した場合にはペナルティを受けることもあります

一番大きなペナルティとしては各税法上の書類として認められず、領収証など通常なら経費として認められていたものが、法令違反によって経費として認められない可能性があります。

フリーランスや個人事業主は、所得税について「青色申告の承認が取り消しになる」という可能性もあるでしょう。そうなると最大65万円の青色申告特別控除が適用できなくなるなど、税金面での優遇措置を適用できなくなります。さらに、データの改ざんなど不正があると判断された場合には、重加算税の対象となります。

スキャナ保存が行われた国税関係書類に係る電磁的記録又は電子取引の取引情報に係る電磁的記録に記録された事項に関して生じる仮装隠蔽があった場合の申告漏れについては、重加算税を10%加算する(令和3年度改正)。

財務省 加算税の概要

まとめ

2022年施行の電子帳簿保存法では、電子帳簿保存やスキャナ保存について、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプの要件・検索要件の緩和など、抜本的な改正となります。2021年11月現在で、国税庁に多く質問が寄せられた項目については「お問合せの多いご質問(令和3年11月)」としてまとめられていますので、こちらも参考にしてみてください。

経理処理の電子化やペーパーレス化に取り組むことは、テレワークの推進にもつながっていくでしょう。電子帳簿保存法に対応したシステムを活用して、業務の効率化を図ってください。

執筆者profile
公認会計士・税理士 河野雅人
東京都新宿区に事務所を構え活動中。大手監査法人に勤務した後、会計コンサルティング会社を経て、税理士として独立。中小企業、個人事業主を会計、税務の面から支援している。独立後8年間の実績は、法人税申告実績約300件、個人所得税申告実績約600件、相続税申告実績約50件。年間約10件、セミナーや研修会などの講師としても活躍している。趣味はスポーツ観戦。
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