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2024年1月1日から完全義務化となる「電子帳簿保存法」。フリーランス・個人事業主として働く人にとっては、大きな関心事となっていることでしょう。とはいっても、「どんな書類が対象なの？」「こんなケースはどうすれば？」など、正確に理解できていない人もいるのでは。
フリーランス・個人事業主向けのお金と保険のサービス『FREENANCE（フリーナンス）』では、日本最大級のフリーランスコミュニティ『FreelanceNow』との共催による参加無料のオンラインイベント「2024年に完全義務化の『電子帳簿保存法』って何？ 個人事業主・フリーランス必見！ 基本と活用法」を2023年6月9日に開催。税理士法人ダヴィンチの代表社員である渡邊正樹さんに、電子帳簿保存法についてわかりやすく解説いただきました。
今回はそのイベントをもとに記事を作成しましたので、電子帳簿保存法を基礎から知りたい方、時間がなくてイベントには参加できなかった方などは、ぜひご一読ください。
※本記事はイベントの内容を記事として編集しており、イベントでお話しした内容と多少異なる部分があります。
お金と保険のサービスです。
Contents
実は以前からあった「電子帳簿保存法」その現状は？
「電子帳簿保存法」ですが、メディアなどで耳にする機会が増えていると思います。そもそも電子帳簿保存法という法律自体は以前からあったもので、帳簿や請求書、領収書など紙での保存が義務付けられていた書類を、電子データとして保存する際の取り扱いなどを定めた法律です。
今回はその改正にともない、今までとは違う対応が求められることになります。実際には2022年1月1日から改正されていたのですが、2023年いっぱいは猶予期間とされています。猶予期間の終わる2024年1月1日からは新しいルールに則った対応をしなければいけなくなる、というのが現在の状況です。
電子帳簿保存法の対象になる帳簿・書類は？
電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引データ」の3種類に大別することができます。
「国税関係帳簿」とは
仕訳帳や経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳などが含まれます。会計ソフトの中に入っているものとイメージすると分かりやすいでしょう。確定申告書もここに含まれます。
「国税関係書類」とは
国税関係書類には賃借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」と、契約書や請求書、見積書、注文書、あるいはそれらの控えなど、クライアント等とやり取りをする「取引関係書類」があります。
「電子取引データ」とは
国税関係書類と同様に契約書や請求書、見積書、注文書などの取引書類ですが、メールによる取引データなど、紙ベースではなく電子でやりとりされたものを指します。
電子帳簿保存法で認められている3つの形式
電子帳簿保存法の対象になる帳簿・書類を保存する際には、以下の3つの形式のいずれかで保存します。
電子帳簿等保存
国税関係帳簿と国税関係書類に含まれる決算関係書類は、「電子帳簿等保存」が求められます。会計ソフト等に入力して電子的に作成した帳簿や書類は、電子的に（電子データのままで）保存する必要があるということです。
スキャナ保存
国税関係書類に含まれている取引関係書類の中には、電子ではなく紙でやりとりするものもあるでしょう。
・経費で購入した物品のレシート
・紙で発行されたクレジットカードの明細書
そういった紙の書類は、そのまま紙で保存するという方法に加えて、「スキャナ保存」という方式を選ぶことができます。紙の書類をスキャナで読み取って、電子データとしてアップロードして保存する方法です。
ただし、アップロードは元の紙を受け取ってから約2か月以内に行わなければなりません。半年分溜めておいてまとめてアップということはできませんので、気を付けましょう。スキャナ保存をした場合、アップロードした日時がわかるようにするなど一定の要件を満たせば元の紙を処分しても構いませんが、心配な方は電子データをアップロードしつつ、紙も保存しておくのが良いでしょう。
電子取引
電子取引は、今回の改正で変わったポイントの一つです。
今回の改正によって、電子でやり取りした書類は電子で保存することが必須になりました。例えばPDFファイルでメールで送った請求書や相手から受け取った領収書などは、プリントアウトして紙で保存していた人もいるかもしれませんが、2024年からはこれが認められなくなり、そのまま電子データで保存することになります。
案件の報酬額をチャットで伝えられたときや、ネットショップで購入したものを経費として計上したいケースなど、書類を介さないやり取りの場合は、画面をキャプチャするなどしてデータを保存しておくとよいでしょう。
電子帳簿保存法の注意点
バックアップ義務はないが万が一に備える
電子データをパソコンやクラウドなどに保存すると、データが消えてしまうリスクというのはどうしてもあります。法令上、バックアップを取る義務はありませんし、万が一消えてしまっても救済措置もあるにはあります。とはいえ、データが消えて元の紙データも残っていないとなると大変なことになりますから、義務の有無とは別で、保険のつもりでバックアップはとっておくと安心です。
データはすぐに出せるようにしておく
データを保存する場所は、法令上は「サーバー等に保存」となっていて、明確には指示されていません。保存の際のファイル名やフォルダ名にも特にルールはありません（以前はルールがありましたが緩和され、実務上、なくなりました）。会計ソフトの電子データも、パソコンへのダウンロードが必須ではなく、システム上から取り出せる状態になっていれば問題ありません。
このように保存する場所や名前に細かなルールはありませんが、税務調査などで「この書類を見せてください」と言われた際に、すぐに出せるように整理はしておきましょう。
こんなとき、今後はどうする？Q＆A
会計ソフトのアップグレードは必要ですか？
既に会計ソフトを利用していれば、そこで作成されたデータはパソコンやサーバー上に保存されていて、いつでも取り出せるはずですから、それで条件を満たせていることになります。今まで通りに帳簿を付けていれば問題ないと思われますので、使用しているサービスによって異なりますが、プランのアップグレードは必要ないかもしれません。
カード利用明細を管理画面からダウンロード＆印刷して保管しています。
これは電子取引に該当すると思いますが、印刷して紙で保存する方法は2024年1月から認められなくなりますので、電子データとして保存しましょう。それに加えて、これまで通り印刷したものを保管しておくのは構いません。利用明細が紙で郵送されてくる場合は、紙の保存かスキャナ保存かのどちらかを選びます。
クラウドソーシングで受注した仕事の取引記録はどうすればいいですか？
いつでもシステムにログインして見れる状態であれば、電子データとして保存していることに該当するので問題ありません。しかし、一定期間を過ぎて見れなくなったり、ログイン情報を忘れてしまったりするリスクがあるので、画面をキャプチャするなどしてパソコンにも保存しておくと安心です。
帳簿を手書きで作成していますが、どのように保存すればいいですか？
帳簿などを手書きで作成している場合、そもそも手書きの帳簿は電子データに該当しないため、わざわざ電子化して保存する必要はありません。ただし、これまで通り紙の原本保存は必要です。
しっかり理解して正しい保存を
新しい法律が施行されるということで、いろいろと不安に感じている人もいると思います。
しかし、今まで通りで構わないことも少なくありませんし、改正によってルールが緩和された部分もありますので、改正後に手間が大きく増えるとは限りません
電子データで仕事を進めることが当たり前の世の中になってきていますから、その実情に即した改正が行われていると考えるとよいでしょう。過度に心配せず、今回の話を参考に、新しいルールに則った方法で帳簿や書類の管理をしていってください。
税理士法人ダヴィンチ 代表社員 渡邊正樹大学を卒業後、一部上場企業の営業マンとして就職。営業の仕事をしながら会計の勉強を始め、28歳で日商簿記2級を取得。その後、税理士を目指す事を決意し会計事務所へ転職。2016年に税理士資格を取得後、2017年に独立開業。2020年2月に税理士法人ダヴィンチを立ち上げ、法人化。
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