【フリーランス・個人事業主向け】経費計上のタイミングを税理士が徹底解説！発生主義、請求書、支払日で迷わない判断基準とは？

フリーランスや個人事業主にとって、費用計上のタイミングは、税金の計算を左右する非常に重要なルールです。経費として計上する時期を間違えると、所得税が過大申告となり、税務調査での指摘や追徴課税のリスクにつながります。

この記事では、個人事業主が知っておくべき経費計上の基本原則から、請求書や支払日などで迷わないための実務的な判断基準まで、税理士が徹底解説します。

はじめに：なぜ費用計上の「タイミング」が重要なのか？

フリーランスや個人事業主の方は、1月1日から12月31日までの間の売り上げや仕入れ、必要経費を集計し、翌年の3月15日までに税務署へ所得税の確定申告書を提出する必要があります。

その際、売上に必要となった仕入れや必要経費などの費用を「いつ」計上すればいいのか、迷う方が少なくありません。まずは、費用計上の原則から紹介します。

費用計上は、いつ行うか？

商品の購入やサービスの提供を受ける際の、取引の大まかな流れは下記の通りです。

取引の中で、フリーランスや個人事業主の方が費用を計上するタイミングは「②商品の受け取り・サービス提供」を行ったときです。会計の世界では、これを「発生主義」といいます。

取引を行い、支払いの義務が確定した時点で、会計処理が必要になります。したがって、「①注文」や「③支払い」のタイミングで会計処理を行っても時期が異なるため、基本的に認められません。

費用計上タイミングのミスが引き起こす税務上のリスク

仮に「③支払い」時に会計処理をしていた場合は、下記のように時期のずれが発生してしまいます。条件は「12月に10万円分の商品を仕入れ、翌年1月に支払い」です。

時期のずれが発生してしまっている会計処理

・12月

・翌年1月

本来は、今年の12月に仕入れ（費用）を計上しなければなりません。

これを支払い時である翌年1月に仕入れとして計上すると、今年の所得税が過大申告となるため、翌年の所得税は過少申告の状態となります。

過少申告は追徴課税のリスクを発生させるため注意が必要です。正しい会計処理は下記を参照してください。

正しい会計処理

・12月

・1月

※勘定科目：「モノ（仕入れ）」の場合は「買掛金」、「サービス（経費）」の場合は「未払金」を使う

【原則】フリーランス・個人事業主が守るべき「発生主義」の基本

経費計上の大原則は「発生主義」です。すべてのフリーランス・個人事業主が知っておくべき発生主義の定義と、特例である「現金主義」との違いを解説します。

発生主義とは？ 費用計上タイミングの判断基準

前述した通り、費用（仕入れや必要経費）は、その取引を行い、支払いの義務（債務）が発生したとき（発生した日）に計上します。

したがって、発生主義における費用発生（計上）日は、商品などのモノの受け渡しがある場合は「納品日」、サービスなどの役務提供の場合は「役務提供完了日」です。

一方、取引が発生していれば、なんでも費用計上できるわけではありません。モノを仕入れて売るような場合は、「収益との対応」も考える必要があります。

例として、「12月31日に商品を購入して納品されたものの、その年には売れず、翌年に売れた」場合を考えてみましょう。

この場合、売上の計上は翌年になり、その年には売れていない商品（仕入れ）を費用計上することになり、費用が過大計上となってしまいます。

このように、売上と仕入れのタイミングが年をまたぐ場合は、「売上と仕入れの計上を同じ年に対応させる」必要があるので要注意です。

なお、国税庁の解説においても、費用（必要経費）は、以下のふたつと紹介されています。

事業所得、不動産所得および雑所得の金額を計算する上で、必要経費に算入できる金額は、次の金額です。

（1）総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額

（2）その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

※引用元：No.2210 必要経費の知識｜国税庁

発生主義と「現金主義」の違いと特例

支払い時に会計処理を行う方法を「現金主義」といい、売上や仕入れ、経費計上について、入金や支払いのタイミングで会計処理を行います。

ただし、この現金主義が認められるのは、「小規模事業者」に特例が認められた場合のみです。

小規模事業者とは、その年の「前々年分の事業所得（事業専従者給与の額を必要経費に算入しないで計算した金額）の合計が300万円以下の事業者」と定められています。よって、前々年の事業所得の金額が300万円を超える場合は、選択できません。

会計処理の原則は発生主義、現金主義は特例となります。特例である現金主義を選択する場合は、要件を充足した上で、所定の届出が事前に必要です。

費用と資産の区別

発生主義による費用計上は、その費用が発生した時点での全額費用計上が原則ですが、固定資産や前払費用については例外です。固定資産は、該当する固定資産を購入後、引き渡しが完了していれば、発生主義により費用計上できると考えられます。

しかし、固定資産の購入費（取得価額）は、その資産を使用できる期間（耐用年数）に基づき、各年に分割をして費用計上しなければなりません。したがって、購入時にいったん資産計上を行い、時間の経過とともに費用計上していく必要があります。

また、前払費用は、一定の契約などにより継続してサービスを受ける場合に例外処理が必要です。

例えば、支払いは完了していても、そのサービス提供が行われていない場合、サービス提供が行われていない期間の費用は前払費用として、資産に計上する必要があります。

このように、すべてが発生したときに、全額を費用計上できるわけではないため、注意が必要です。

実務の疑問解決！請求書、領収書、クレジットカードの処理

発生主義が原則と理解しても、請求書や領収書など、実際の手元の書類にある日付と費用計上タイミングの関係で迷うフリーランスは少なくありません。実務で最も間違いやすい経費計上の具体例と正しい処理方法を解説します。

請求書の日付は基準ではない！原則の計上日

商品の購入・サービスの提供を受けたあとに請求書が届いた場合の費用計上日は、商品納品日・役務提供完了日となります。請求書に記載された日付（請求日など）ではないため、注意が必要です。

請求書が手元に届き、支払いをしていない場合は、以下のように買掛金や未払金勘定を用いて会計処理を行うようにしましょう。

商品納品日の場合

役務提供完了日の場合

※「○○費」に当てはまる勘定科目の例：「消耗品費」「外注費」など

取引の種類によっては、納品や役務提供と同時に支払いを行うケースもあります。この場合は、支払時に費用計上を行います。

例：文具1,000円を購入し、代金を現金で支払った場合

クレジットカード決済の場合の計上タイミング

クレジットカードで商品の購入やサービスの利用をした場合、店頭ではクレジットカード決済により支払いは完了していますが、実際に預金口座から引き落としされるのは、後日となります。したがって、費用計上を行うタイミングは、原則としてクレジットカード利用日です。

ただし、現金主義を選択している場合は、預金口座から引き落としをされた日が費用計上のタイミングとなります。クレジットカードの利用日で費用計上を行う場合と、預金口座の引落日に会計処理を行う場合では、会計処理する時期が異なるため、注意しましょう。

会計処理の例：文具1,000円を購入し、代金はクレジットカードにより決済した場合

・クレジットカード決済時

・預金口座引落時

※現金主義の場合

フリーランスは特に注意！ 判断に迷う費用計上の例外処理

業務委託費やサブスクリプション費用、固定資産など、フリーランスの業務で発生しやすい、経費計上の判断に迷いやすい例外的なケースと、税制上の優遇措置を解説します。

年をまたぐ取引の処理（期間按分と前払費用）

売上や費用について、一定期間分をまとめて先に支払う場合や、売上の入金が後払いとなることがあります。こうした場合、今年に対応する部分については、前払費用や未収収益勘定を用いて期間按分する必要があります。

具体的な期間按分と仕訳例は、以下を参照してください。

当年の10月1日に、10月から1年分の保険料12万円を支払った

当年の10月～翌年3月分の家賃30万円を、翌年の3月に入金された

業務委託費（外注費）の計上タイミング

業務委託費（外注費）の場合、業務を発注し、業務・検収完了により費用計上が可能となります。業務完了後に業務の受注者が発行する請求書の記載に基づいて、会計処理を行います。

具体的な期間按分と仕訳例は、以下を参照してください。

例：業務委託として、ホームページの作成業務（50万円）を発注し、検収完了後、翌月支払った。

・業務完了時

・支払時

クラウドサービス・サブスクリプション費用

クラウドサービスやサブスクリプションにより事業に関する費用を支払った場合、年払いであれば期間按分により費用計上を行う必要があります。

例：サブスクリプションサービスによりクラウド会計ソフトの利用料1万2,000円（10月から1年分）を支払った。

・支払時

・決算時

なお、支払ってから1年以内に提供を受ける役務に係るものについては、支払った年に一括で費用計上することも例外として認められています（短期前払費用／所得税基本通達37-30の2）。これにより、上記の費用は、支払った時点で1万2,000円を通信費に計上することも可能です。

ただし、この例外規定、いわゆる「短期前払費用」^（※）は、翌年に費用を繰り延べずに一括で経費計上する方法を毎年継続して適用することが求められます 。今年は一括計上、来年は期間按分など、年によって処理方法を変更することは認められません。

※参照：〔その他の共通費用〕｜国税庁

旅費交通費と交際費

旅費は乗車日や宿泊日、交際費は実際に接待を行った日や贈答品を渡した日など、実際に経費を使った日が費用計上日となるため、立替金の精算を行うタイミングとは異なります。

また、年をまたいで出張した場合においても、その費用を使った日が費用計上日となるので、先払いか後払いかによって、会計処理が異なります。

例：12月29日～1月3日にかけて出張し、12月中に3万円、1月中に2万円の旅費を使用した場合

・出発時に5万円を現金で先払い：12月

※「費用が発生した日（宿泊・乗車した日）」に費用計上する発生主義の処理

・出発時に5万円を現金で先払い：1月

・出張後に5万円を現金で後払い：12月

・出張後に5万円を現金で後払い：1月

固定資産（PC、機材）の費用計上と「少額減価償却資産の特例（30万円未満）」

パソコンや機材を購入した際の費用計上は、減価償却により時間の経過とともに分割をして費用計上します。パソコンを購入した例に基づいて減価償却について解説していきましょう。

例：パソコンを購入

・購入時

※勘定科目は「未払金」「未払金（クレジットカード）」または「未払費用」など

・クレジットカード代金引落時

・12月31日

パソコンなどの固定資産を購入した場合、固定資産の法定耐用年数により、費用の分割計上が可能です。この例では、25万円のパソコンを5年にて均等償却しています。

なお、購入した年は、その固定資産を使用開始した日から減価償却を行うことが可能です。上記の例では10月より使用開始し、その年は10月から3カ月分の減価償却をしているため、取得価額に償却率を乗じたあとに、3カ月／12カ月の月割計算を行っています。

加えて、所得税の計算においては、「30万円未満の少額減価償却資産」について、購入した年に取得価額の全額を必要経費に算入する特例（少額減価償却資産の特例）^（※）が設けられています（租税特別措置法第28条の2）。

少額減価償却資産の特例とは？

※中小企業者は従業員が500名以下、出資金等が1億円超の組合等は300名以下が対象
※参照：少額減価償却資産の特例 | 中小企業庁

少額減価償却資産の特例によれば、取得価額が30万円未満の場合は、時間の経過による分割計上を行うことなく、購入した年に費用計上が可能です。そのため、上記の例では、25万円を購入した年に減価償却費として費用計上できます。

ただし、この特例を利用する場合、1年間での取得価額の合計額が300万円までと上限が定められているため、複数の固定資産を購入した場合は注意が必要です。

また、特例の適用は、青色申告者であり、常時使用する従業員が500人以下の事業者に限られており、適用する場合は、確定申告書に特例の適用を受ける旨と、資産の明細を記載した書類を添付する必要があります。

※参照：「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の必要経費算入の 特例制度」を適用する場合の明細書の添付について ｜国税庁

まとめ：正しい費用計上は事業成長の基盤

フリーランスや個人事業主の方の費用計上を行うタイミングは、税務処理や損益計算に大きく影響します。また、その費用計上時期を間違うと追徴課税のリスクもあることから「発生主義」を正しく理解し、適切な会計処理を心がけましょう。

会計処理はときに難解な部分もあり、難しく感じることも少なくありませんが、事業の成長を支える重要な要素です。今回の解説した事例や特例を参考に、正しい経費管理を行いつつ、事業の成長を加速させていきましょう。

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